文件管理

文件管理

项目内的成员可以通过「项目文件」功能对项目协作过程中产生的文件进行管理，目前系统支持的文件类型包括：

• 文档文件（.doc, .docx, .pdf, .txt, .xls, .xlsx, .csv, .ppt, .pptx）
• 图片文件（.png, .jpg,.jpeg,.gif,.tiff,.tif）
• 压缩文件（.zip,.rar,.7z）
• 协作文档（支持多人在线协作编辑）
• 其他文件（未在上述类型中提及的文件格式）

Office文档在线预览

系统支持Word、Excel、PPT文档的在线预览功能，无需下载即可快速查看文档内容。

预览操作步骤：

1. 进入预览：

   • 在项目文件中，导入Word、Excel、PPT文件
   • 在文件列表中，点击文件名称，进入文件详情页面

2. 预览功能：

   • 支持文档内容完整展示
   • 保持原文档格式和样式
   • 支持页面缩放和搜索
   • 支持文档下载

3. 适用文件类型：

   • Word文档（.doc, .docx）
   • Excel表格（.xls, .xlsx）
   • PowerPoint演示文稿（.ppt, .pptx）

文件夹排序

项目文件列表支持灵活的文件夹排序功能，帮助用户快速定位所需内容。

排序方式： 用户可以点击文件列表右上角的排序图标，选择以下排序方式：

• 时间正序：按文件夹创建时间从旧到新排列。
• 时间倒序：按文件夹创建时间从新到旧排列（默认）。
• 名称正序：按文件夹名称首字母/拼音 A-Z 排列。
• 名称倒序：按文件夹名称首字母/拼音 Z-A 排列。
• 重置：恢复至默认排序状态。

文件夹权限设置

项目负责人可以在文件夹列表中，使用_“访问权限设置“_来对文件夹的权限进行配置。

文件夹被创建后，默认的配置规则为【继承上级文件夹权限设置】，需要主动进行规则配置。

需要注意：

• 若文件夹设置了【部分成员可见】，则后加入项目的成员在项目文件中也无法看到这些文件夹，需要项目负责人进行配置的修改；
• 即使某位项目成员在文件夹中已经创建了一些文件，若非配置中可访问的成员，也无法看到该文件夹及文件信息；
• 项目负责人无法移除访问权限。

项目文件

1. 分享功能

您可以通过项目文件的“分享”功能，将您的文件分享给租户下的其他成员，被分享者即可拥有文档的阅读权限；也可以将链接复制给他人，收到链接的成员通过“申请访问权限”来获得阅读权限。

1. 在文件列表页面和详情页面均可以找到“分享”功能

2. 分享操作

• 在分享时可以添加多个被分享人；

• 可以在分享弹窗中查看【权限申请、【已分享用户】、【分享记录】等详细信息和记录；

3. 分享功能支持审批流程

• 在项目配置中，可以打开文件分享审批流开关；

• 打开后，可以设定审批流程，审批流程可以配置多个审批节点，每个审批节点可以配置多个审批人；

• 设置好审批流之后，该项目所有的文件分享，均需要通过审批流进行审批；

4. 通过分享功能获取的文件可以在“项目→分享给我”列表中查看，也可以在“首页→分享给我“列表中查看。

2. 项目文件批量操作

项目文件列表增加批量操作，具体包括：

• 移动文件：可以通过表格每行头部复选框进行文件的多选，选中的文件批量移动存储文件路径（文件夹）；

• 批量删除：可以通过表格每行头部复选框进行文件的多选，选中的文件批量删除。需要注意的是，

  • 批量删除处理逻辑同单文件删除，即“删除的内容将进入回收站，30 天后自动彻底删除”；

  • 如果你删除的内容有属于他人的，其所有者将会收到通知。

协作文档

协作文档是专为团队协作设计的文档类型，支持多人在线协作编辑，适用于内部讨论、方案撰写、会议纪要等场景。

1. 协作文档特点

• 在线协作：支持多人同时在线编辑
• 灵活编辑：可随时修改内容，无需复杂的审批流程
• 版本管理：支持简单的版本快照，可快速回退
• 权限开放：项目成员默认拥有编辑权限，便于团队协作

2. 创建协作文档

1. 在项目文件列表中，点击"新建"按钮
2. 选择"协作文档"类型
3. 输入文档标题
4. 点击"创建"完成

3. 编辑

协作文档支持两种模式：

• 阅读模式：所有有权限的用户都可以查看文档内容
• 编辑模式：同一时间只能有一个用户进入编辑模式，其他用户将看到"正在编辑"提示
• 编辑操作: 在编辑模式下，可以通过/唤起菜单，也可以通过工具栏进行快速操作

4. 实用功能与辅助工具

• 屏幕宽度：支持默认模式和全屏模式的切换
• 操作记录：记录所有编辑操作，支持查看修改历史
• 导出功能：支持导出为PDF、Word格式

5. 成员协作

协作文档提供了丰富的成员协作功能，主要体现在以下方面：

1. 项目成员权限设置

   • 所有项目成员在加入项目时自动获得文档的读写权限
   • 无需额外配置，可直接进行查看和编辑

2. 外部用户权限授予

   • 通过文档分享功能邀请外部用户
   • 被邀请的用户将自动获得文档的编辑权限
   • 权限随分享的解除而失效

当其他用户使用不同账号登录并编辑协作文档时，您可以查看到所有的编辑记录和修改历史，便于追踪文档的变更情况。